Menu Help Registreer

Help

Inleiding

1.1 Waarom een Risico-inventarisatie en -evaluatie?

Ondernemen is risico’s lopen
Een ondernemer loopt risico’s; dat weet u als geen ander. Het product waarin u investeert, moet aanslaan. Uw klanten moeten betalen, er moet niet ingebroken worden in uw bedrijf. Allemaal risico’s. Dat hoort nu eenmaal bij het ondernemerschap. Zolang alles goed gaat, verdient u er met uw personeel een aardige boterham mee.

Kent u alle risico’s?
Ook voor uw personeel en uw materieel? Maar wat als er plotseling een ongeval met een machine gebeurt? Een medewerker gevaarlijke stoffen binnenkrijgt? Of als iemand uitvalt omdat hij of zij te zwaar werk heeft, of te veel? Dan staat de productie stil, of u moet het met een persoon minder doen. Daar komen nog de reparaties en ziektekosten bij. En het brengt uw goede naam in gevaar. Kortom, behoorlijke risico’s.

Met een RI&E zet u deze risico’s op een rij. Zo kunt u ze gericht aanpakken! U heeft vast wel eens gehoord van een Risico-inventarisatie en -evaluatie, ofwel een RI&E. Een RI&E is eigenlijk twee dingen: een LIJST met alle risico’s in uw bedrijf, en een PLAN voor het oplossen ervan. Met die twee kunt u de risico’s voor uw personeel en uw bedrijf terugdringen. En dus ook het financiële risico.

De RI&E is niet ingewikkeld. WEL VERPLICHT voor bijna iedere ondernemer met personeel! Ingewikkeld? Dat valt mee. U moet er gewoon even voor gaan zitten. Belangrijk is de RI&E wél. Zo belangrijk dat de overheid hem verplicht heeft gemaakt voor vrijwel alle ondernemers met personeel. Wilt u weten of u ook RI&E-plichtig bent? Meer informatie vindt u op www.rie.nl .

Inloggen en gebruik van het programma

2. Authenticatie (inloggen)

De eerste keer hier?

  • Registreren
    Om een RI&E te kunnen starten moet u zich eerst registreren met uw emailadres en een wachtwoord. Deze kunt u vervolgens gebruiken om in te loggen en de RI&E in te vullen.
    Tip: zorg dat uw emailadres actueel blijft. Het Steunpunt RI&E-instrumenten heeft geen toegang tot uw gegevens en uw emailadres is nodig om in geval van nood een wachtwoordherinnering te kunnen verzenden.
  • Wachtwoord en/of emailadres wijzigen
    Na het inloggen ziet u rechtsboven de knop Instellingen. Daar kunt u de gegevens wijzigen. Tip: voor de zekerheid niet beide tegelijk wijzigen, maar een voor een.
  • Account verwijderen
    Na het inloggen kunt u via de knop Instellingen uw account definitief verwijderen. Let op: alle ingevulde RI&E's onder uw naam zijn vervolgens ook definitief verwijderd en op geen enkele manier terug te halen.

Als u begint met het invullen van de RI&E hoeft u deze niet in een keer af te maken. U kunt op elk moment stoppen en later weer verder gaan of wijzigen. Als u op 'Uitloggen' klikt, worden uw gegevens opgeslagen. Ook als u vergeet uit te loggen worden de gegevens opgeslagen als u stopt met de RI&E, maar wegens veiligheidsredenen is het beter om officieel uit te loggen. Onthoud wel uw inloggegevens (e-mailadres en wachtwoord) en de titel van de RI&E. U kunt meerder RI&E's (met verschillende titels) opslaan en dan is het handig als u de titel weet van de RI&E waar u later verder mee wilt gaan of iets in wilt wijzigen.

Een nieuwe RI&E starten
Door middel van het uitklapmenu kunt u uw branche uitkiezen en vervolgens geeft u de RI&E een naam (titel); bijvoorbeeld 'Bedrijf XX-RI&E'. Deze titel kunt u eventueel later nog wijzigen door op de knop 'Hernoemen' te klikken naast de titel, een nieuwe naam in te vullen en vervolgens een enter te geven. Als u de RI&E heeft opgeslagen wordt in het overzicht automatisch zichtbaar op welke datum/tijd de laatste versie is bewaard.

Een 'oude' RI&E inladen?
Heeft u vóór oktober 2010 een RI&E ingevuld via het Steunpunt RI&E-instrumenten, dan kunt u deze inladen in dit nieuwe systeem. Uw antwoorden en gegevens worden automatisch overgezet.

  • Na het inloggen klikt u onderaan de pagina op 'via dit formulier inlezen'.
  • U klikt op de knop 'Browse/Blader' en zoekt het bestand op uw computer. Meestal staat dit bestand in de directory Mijn Documenten (bij Explorer) of in Mijn Documenten/downloads (bij Mozilla Firefox) en lijkt op 'RIE_naam_datum.xml (bijvoorbeeld: RIE_groothandel_2010021530.xml)
  • Klik dit bestand aan en klik op 'Openen' in het schermpje (dit scherm sluit zich).
  • Klik op 'Upload' onderaan de RI&E-pagina.
  • De inhoud van de RI&E wordt ingeladen en u kunt verder met invullen.

NB. Soms laat een hoofdstuk geen antwoorden zien. Dit betreft vaak een filtervraag. Zodra u bij dit hoofdstuk op 'ja' klikt, worden de vragen en antwoorden zichtbaar.

.

Een RI&E maken

Over de Risico-Inventarisatie en -Evaluatie

Waarom een RI&E maken?
Een bedrijf is verantwoordelijk voor de veiligheid en gezondheid van zijn medewerkers. Dat is logisch. Die verantwoordelijkheid wilt u als werkgever ook nemen. Daarvoor moet u weten wat de gezondheids- en veiligheidsrisico's van uw bedrijf zijn. Deze risico's kunt u in kaart brengen met deze Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E). Op zo'n manier dat u weet waar u de arbeidssituatie moet verbeteren en risico's kunt wegnemen.

Een RI&E is wettelijk verplicht
Elk bedrijf is verplicht een RI&E te maken, met een bijbehorend Plan van aanpak. U moet die RI&E vervolgens voorleggen aan de arbodienst of gecertificeerd arbodeskundige (bedrijfsarts, veiligheidskundige, arbeidshygiënist, arbeids- en organisatiedeskundige). Heeft u geen RI&E en bijbehorend Plan van Aanpak? Dan riskeert u een boete van Inspectie SZW.

Wat doet de arbodienst of gecertificeerd arbodeskundige?
Deze controleert of u de RI&E goed heeft uitgevoerd.

Hoe vaak een RI&E uitvoeren?
Maak regelmatig een RI&E. Zeker als er iets verandert in uw bedrijf. Bijvoorbeeld wanneer u een nieuwe machine aanschaft, verbouwt of verhuist. Eens in de vier of vijf jaar is een vuistregel. U hoeft de RI&E niet altijd helemaal opnieuw te doen. Hoe een RI&E uitvoeren? U kunt de RI&E zelf uitvoeren. U kunt natuurlijk ook uw medewerkers vragen een deel in te vullen. In eerste instantie bij de inventarisatie. U kunt hen dan meteen vragen of zij verbeterpunten zien. Dat motiveert! Betrek ook de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging erbij. Zij moeten instemmen met de RI&E en het Plan van Aanpak.

Besteed aandacht aan bijzondere groepen
Bijzondere groepen medewerkers zijn medewerkers die meer kwetsbaar zijn dan de gemiddelde medewerker. Onder die kwetsbare groep vallen uitzendkrachten, gehandicapten, oproepkrachten, onervaren krachten (nieuwkomers), jongeren onder de 18 jaar, oudere werknemers, zwangere vrouwen, medewerkers die de Nederlandse taal onvoldoende beheersen, stagiaires/leerlingen, gehandicapten, medewerkers van beveiligingsbedrijven, schoonmaakbedrijven of onderhoudsbedrijven die bij u in het bedrijf werken, bezoekers, medewerkers die alleen werken. Deze medewerkers zijn meer kwetsbaar omdat ze bijv. minder goed op de hoogte zijn van de regels of omdat ze bijv. een bepaald soort werk niet kunnen of mogen doen.

3.1 Over dit programma
Speciaal voor uw branche De digitale RI&E is speciaal voor uw branche gemaakt. In vier stappen maakt u voor uw bedrijf een RI&E en een bijbehorend Plan van Aanpak. Daarmee voldoet u aan de RI&E-plicht uit de Arbo-wet.

Wat doet dit programma?

  • Inventarisatie: U brengt de gezondheids- en veiligheidsrisico's in uw bedrijf in kaart. Dat doet u door een reeks vragen te beantwoorden.
  • Evaluatie: Het resultaat is een opsomming van de knelpunten in uw bedrijf. Bij elk knelpunt bekijkt u hoe groot de risico's zijn. U stelt prioriteiten.
  • Plan van aanpak: U geeft aan hoe u de knelpunten oplost. Het programma helpt u daarbij.
  • Rapportage: U kunt rapporten afdrukken voor uzelf, voor uw medewerkers en voor uw arbodienst / arbodeskundige.

De belangrijkste knoppen per pagina
U begint gewoon. Het programma wijst u telkens de weg. Enkele belangrijke knoppen die u op elke pagina tegenkomt:

  • Volgende: daarmee gaat u naar het volgende scherm.
  • Vorige: daarmee gaat u naar het vorige scherm.
  • Help: daarmee opent u deze handleiding.
  • Uitloggen: deze knop gebruikt u als u tussentijds wilt stoppen. De ingevoerde gegevens worden bewaard.

Verder ziet u:

  • De knoppen/tabbladen bovenaan: daar ziet u de stappen in de RI&E.
  • Een grijs vlak links: dat zijn de modules van de RI&E. U kiest door erop te klikken.
  • Status (rechtsboven): dat is de voortgangsindicatie per onderdeel.

3.2 Een nieuwe RI&E starten
Door middel van het uitklapmenu kunt u uw branche uitkiezen en vervolgens geeft u de RI&E een naam (titel); bijvoorbeeld 'Bedrijf XX-RI&E'. Deze titel kunt u eventueel later nog wijzigen door op de knop 'Hernoemen' te klikken naast de titel, een nieuwe naam in te vullen en vervolgens een enter te geven. Als u de RI&E heeft opgeslagen wordt in het overzicht automatisch zichtbaar op welke datum/tijd de laatste versie is bewaard.

Een bestaande RI&E starten
Bent u eenmaal met een RI&E begonnen, dan kunt u deze tussentijds stoppen. De ingevoerde gegevens slaat u op (bij het uiloggen), zodat ze bewaard blijven. De bewaarde RI&E kunt u later opnieuw starten. U kunt meer dan één RI&E bewaren. Klik op de titel in het startscherm van de RI&E die u wilt openen.

Hoe een RI&E verwijderen?
1. Klik op de knop 'Verwijderen' naast de naam van de RI&E die u wilt verwijderen.
2. Klik op OK. De RI&E is nu verwijderd.
Let op. Als u een RI&E verwijdert, gaan alle gegevens daarin verloren! U kunt een verwijdering niet ongedaan maken.

Een RI&E hernoemen
1. Klik op de knop 'Hernoemen' naast de naam van de RI&E die u wilt wijzigen.
2. Vul de nieuwe naam in en geef een Enter om te bewaren.

Voorbereiding

4.1 Uw bedrijfsprofiel bepalen

Waarom een bedrijfsprofiel?
Sommige branches maken gebruik van een bedrijfsprofiel; hierbij zijn twee soorten profiel mogelijk:
a. Een vraag over een bepaald soort werkzaamheden of soort vestiging
b. Een vraag of u meerdere vestigingen heeft (die vergelijkbaar zijn).
Indien er een profielvraag is ingesteld door de branche wordt deze als eerste op het tabblad 'Voorbereiding' gesteld voordat u met de inventarisatie gaat beginnen. Indien u meteen op het tabblad 'Inventarisatie' komt, heeft de branche geen profielvraag ingesteld en hoeft u deze niet in te vullen.

Voordat u met de RI&E begint, moet u eerst uw bedrijfsprofiel bepalen. Dat is vooral belangrijk als uw bedrijf uit meer dan één onderdeel bestaat. Heeft uw winkel bijvoorbeeld meerdere filialen, dan moet u de RI&E-vragen voor elk filiaal apart beantwoorden. Als u hier aangeeft waaruit uw bedrijf bestaat, dan wordt dat automatisch bij de Inventarisatie verwerkt. Het is handig bedrijfsonderdelen een duidelijke naam te geven. Om meer bedrijfsonderdelen toe te voegen klikt u op de knop 'Voeg toe'. Als u alle onderdelen heeft genoemd, dan klikt u op de knop 'Ga verder' om de Inventarisatie in te vullen.

De naam van een bedrijfsonderdeel kunt u wijzigen door terug te gaan naar het tabblad 'Voorbereidingen'. Wijzig de naam en klik op 'Ga verder'. Hier kunt u ook een bedrijfsonderdeel verwijderen door de naam te verwijderen en op 'Ga verder' te klikken.

Let op. Als u uw bedrijfsprofiel wijzigt of een bedrijfsonderdeel verwijdert, gaan alle gegevens die u daar eerder over invulde, verloren! U kunt een verwijdering niet ongedaan maken.

4.2 Lijst met alle risico's printen

Waarom eerst afdrukken?
Het doorlopen van een RI&E kan een hele klus zijn. Daarom kan het handig zijn om de vragen eerst eens op papier door te lezen en/of in te vullen, voordat u ze op uw computer invult. Na het beantwoorden van de vragen op papier voert u de antwoorden in op de computer, in het onderdeel 'Inventarisatie'. U kunt de vragen natuurlijk ook direct op uw computer beantwoorden. Sla het afdrukken dan gewoon over.

U kunt de lijst meteen printen met de knop 'Afdrukken' of de lijst eerst bewerken en/of opslaan op uw computer met de knop 'Download'. De lijst opent in uw tekstverwerker waarna u met 'Opslaan als…' de lijst kunt opslaan. Eventuele wijzigingen die u in deze lijst maakt worden niet automatisch overgenomen in het programma waarmee u de RI&E invult.

NB. Soms zijn alleen de hoofdstuktitels zichtbaar en niet de vragen van dit hoofdstuk. Dit betreft dan een filtermodule. De vragen zijn niet zichtbaar als u in de inventarisatie aangegeven heeft dat dit hoofdstuk niet voor u van toepassing is. Meestal is het een vraag of 'iets' in uw bedrijf aanwezig is; bijvoorbeeld: 'Er wordt gewerkt met gevaarlijke stoffen' of 'U heeft een baliewerkplek'. Zodra u bij deze vraag 'Nee' aanklikt, worden de vragen 'overgeslagen' in het programma én in de lijst met risico's.

.

Inventarisatie en Evaluatie

Waarom inventariseren?
U begint nu met inventariseren van de knelpunten en risico's in uw bedrijf. Dat doet u stap voor stap. U krijgt telkens een vraag of stelling voorgelegd, die gaat over zaken die te maken hebben met de veiligheid en de arbeidsomstandigheden in uw bedrijf. Als u alle vragen en stellingen heeft doorlopen, weet u wat de veiligheids- en gezondheidsrisico's in uw bedrijf zijn. Na de volgende stap - 'Evaluatie' - kunt u een plan maken om de risico's aan te pakken.

Hoe ziet het inventarisatiescherm eruit?

  • U ziet links een overzicht van alle modules. Heeft u bijvoorbeeld twee winkels, dan worden ze beide genoemd.

Er is ook een algemeen onderdeel. Daarin staan vragen die op de algemene situatie in uw bedrijf betrekking hebben.

  • Door op een module te klikken, worden alle submodules zichtbaar en door op een submodule te klikken worden alle vragen zichtbaar als bolletjes onder de module.
  • Door op volgende te klikken, krijgt u een voor een alle vragen en submodules te zien
  • Sommige rubrieken beginnen met een 'filtervraag'. Daarmee bepaalt u welke vragen voor u van belang zijn. Soms krijgt u dan geen vervolgvragen in die rubriek.

Hoe ziet u waar u bent?
Boven de vraag staat de titel van de module en ook in het overzicht (grijze vlak links) ziet u dat de betreffende module donkerder van kleur is dan de overige modules.

Hoe kunt u zien of u alle vragen heeft beantwoord?

  • Onder de module (grijze vlak links) ziet u alle niet beantwoorde vragen als zwarte bollen.
  • Vragen waarbij u Ja of n.v.t. heeft geantwoord hebben een groene cirkel.
  • Vragen waarbij u Nee heeft geantwoord hebben een rood vierkant.
  • Vragen die u niet heeft beantwoord (overgeslagen of geparkeerd) hebben een oranje driehoek.

Voor een totaal overzicht klikt u op de knop "Status' (rechtsboven). Per module ziet u of alle vragen beantwoord zijn en hoe deze beantwoord zijn (rood/groen/oranje) en kunt u direct op de link naar de betreffende module klikken.

Hoe inventariseren?
Na de voorbereiding komt u vanzelf bij de inventarisatie. Door op 'Volgende' te klikken, doorloopt u alle vragen op volgorde. Wilt u een andere volgorde? Klik links op de module waarmee u aan de slag wilt. Beantwoord de vragen. Mogelijke antwoorden zijn: 'Ja', 'Nee' of soms 'Niet van toepassing'. Weet u het antwoord niet direct? Sla de vraag dan over (parkeren) en beantwoord de vraag gewoon later. U kunt ook zelf een opmerking toevoegen. Dat kan handig zijn in latere stappen - als u evalueert of een Plan van aanpak maakt. Als u alle vragen heeft beantwoord, kunt u verder naar de volgende stap, 'Evalueren'.

Is het programma ge-update?
Het kan zijn dat de branche een nieuwe versie heeft gepubliceerd. U krijgt daarvan een melding bij het openen van de RI&E. Dit betekent dat vragen worden aangepast, dat nieuwe vragen worden toegevoegd en andere verwijderd.

.

 

Waarom evalueren?
Nadat u alle vragen heeft beantwoord, kunt u aan de evaluatie beginnen. Dat betekent dat u een overzicht krijgt van alle knelpunten in uw bedrijf. Daarbij geldt natuurlijk: het ene knelpunt is ernstiger dan het andere. Daarom wordt hier de hoogte van de risico's bepaald.

Wat zijn knelpunten?
Knelpunten, dat zijn vragen die u bij de inventarisatie met 'Nee' heeft beantwoord. Die ziet u dus hier terug. Toch kan het zijn dat u vragen met 'Nee' heeft beantwoord in de Inventarisatie, maar deze toch niet ziet in de Evaluatie. Daar kunnen twee redenen voor zijn.

  • Ofwel: in uw branche is bekend dat een bepaald knelpunt tot hoge risico's leidt (dat is bijvoorbeeld het geval bij beroepsziekten). Dan ziet u het knelpunt pas in het Plan van Aanpak weer terug, met de vermelding 'Risico: hoog'. (Top 5 risico)
  • Ofwel: het gaat om een knelpunt waarvan het risico niet met deze drie vragen te bepalen is (dat is bijvoorbeeld het geval bij het knelpunt: ontbreken van beleid). Ook dan ziet u het knelpunt pas in het Plan van Aanpak weer terug.

Zijn er geen knelpunten?
Dat kan. Dat is mooi, er zijn dan geen veiligheids- of gezondheidsrisico's in uw bedrijf. De stappen 'Evaluatie' en Plan van Aanpak' slaat u gewoon over.

Hoe evalueren?
Dat doet u door voor elk knelpunt waar gevraagd wordt drie vragen te beantwoorden. Uw drie antwoorden worden gebruikt in een berekening waarmee het programma bepaalt of het uiteindelijke risico hoog, midden, of laag is. In de volgende stap, 'Plan van Aanpak', ziet u de uitkomst van die berekening.

  1. Hoe vaak wordt men aan dit gevaar blootgesteld? U kiest uit: 'Bijna nooit', 'Regelmatig' of 'Voortdurend'.
  2. Wat is de kans dat dit gevaar optreedt? U kiest uit: 'Klein', 'Gemiddeld' of 'Groot'.
  3. Wat is het schadelijke effect? U kiest uit: 'Letsel zonder verzuim', 'Letsel met verzuim' of 'Blijvende gezondheidsschade'.

Een voorbeeld
Er staan gevaarlijke stoffen in een opslag. De werknemers komen hier enkele keren per week even binnen. De opslag is voorzien van een afzuiging. De kans dat schadelijke stoffen vrijkomen (bijv. door lekkage of uitdampen) wordt als gemiddeld ingeschat (er staan diverse stoffen in meerdere soorten emballage). De blootstelling wordt ingeschat op regelmatig (de medewerkers komen er een paar keer per week). En het effect is letsel zonder verzuim (de stoffen zijn irriterend, maar niet giftig).

Let op. Van een aantal knelpunten kunt u direct het risico bepalen. Niet door de drie vragen te beantwoorden, maar door zelf een risicohoogte (hoog, midden, of laag) te kiezen.
NB. Bij vragen over beleid en de Top 5 risico's van uw branche wordt u niet gevraagd het risico aan te geven; deze is standaard op 'hoog' gezet.
Tip. Ga bij het invullen uit van uw gezonde verstand. Besteed geen aandacht aan allerlei andere mogelijke en denkbare effecten.

.

Plan van aanpak

Waarom een plan van aanpak?
U heeft de knelpunten in uw bedrijf geïnventariseerd. U heeft bepaald hoe hoog de risico's daarvan zijn. Nu dus de vraag: wat doet u eraan? Ofwel: welke maatregelen neemt u om de knelpunten weg te nemen?

Het programma loopt de knelpunten één voor één langs. U ziet de risico categorie (hoog, midden of laag) en een aantal invulvelden voor de eventuele maatregelen.U kunt hier eventueel de risico categorie wijzigen en daarna zijn er voor elk knelpunt twee mogelijkheden: u kiest voor één van de standaardmaatregelen die het programma u voorlegt. Dat zijn maatregelen die in uw branche gebruikelijk zijn. Of, u bedenkt zelf welke maatregelen het best zijn.

Hoe maatregelen kiezen?

  1. Onder het kopje 'Standaard maatregelen' staan de maatregelen die beschikbaar zijn.
  2. U ziet wat de standaardmaatregel is die bij uw knelpunt hoort. Het kan zijn dat er meer dan één maatregel mogelijk is. U kunt één of meerder toevoegen.
    Indien u geen Standaard maatregel ziet is deze niet ingevuld door de branche.
  3. Wilt u zelf een eigen maatregel kiezen? Klik dan op 'Nieuwe maatregel toevoegen'. Vul vervolgens de maatregel in.
  4. In het eerste vak heeft u de maatregel ingevuld die u kunt nemen om het huidige risico op te lossen of te beperken. In het vak 'Preventie Plan' kunt u invullen wat u moet doen om te zorgen dat dit risico ook in de toekomst niet meer voor kan komen en in het vak 'Vereisten' vult u in wat de randvoorwaarden of benodigde middelen zijn die bij deze maatregel horen. Dit kan een hulpmiddel zijn, of een nieuwe machine, of een opleiding, of …… .
  5. Vul in 'Wie' (de verantwoordelijke), 'Budget' (hoeveel geld u ervoor reserveert), en 'Startdatum' en 'Einddatum'.
  6. Klik op 'Volgende' om naar de volgende pagina te gaan.

.

Rapport

Twee 'soorten' rapportage:

  1. Tabblad Rapportage; dit is het Plan van Aanpak met openstaande risico's en de maatregelen die u gaat treffen.
  2. Tabblad Inventarisatie; door te klikken op dit tabblad kunt u kiezen voor 'De lijst met alle risico's'. Dit is het volledige overzicht met alle vragen die in de RI&E staan. In eerste instantie ziet u bij alle vragen een kader met de tekst 'Dit risico is nog niet beoordeeld'.
    Als u de RI&E heeft ingevuld, dan ziet u dat terug in deze lijst.
    Indien u JA heeft ingevuld ziet u 'gewoon' de vraag staan.
    Indien u nog niets heeft geantwoord ziet u nog steeds het kader staan met de opmerking dat dit risico nog niet is beoordeeld.
    Indien u NEE heeft ingevuld (dit is een risico in uw bedrijf) is dit herkenbaar aan de oranje streep aan de linkerkant.
    Ook wordt bij sommige RI&E's de titel van de vraag aangepast om aan te geven dat iets (nog) niet goed geregeld is.

NB. Soms zijn alleen de hoofdstuktitels zichtbaar en niet de vragen van dit hoofdstuk. Dit betreft dan een filtermodule. De vragen zijn niet zichtbaar als u in de inventarisatie aangegeven heeft dat dit hoofdstuk niet voor u van toepassing is. Meestal is het een vraag of 'iets' in uw bedrijf aanwezig is; bijvoorbeeld: 'Er wordt gewerkt met gevaarlijke stoffen' of 'U heeft een baliewerkplek'. Zodra u bij deze vraag 'Nee' aanklikt, worden de vragen 'overgeslagen' in het programma én in de lijst met risico's.
Daarnaast kunt u een Actielijst in Excel openen. Deze lijst valt niet onder de 'officiële rapportage' en is alleen om u een snel overzicht te geven van de openstaande punten uit het Plan van Aanpak en deze te sorteren op bijv. einddatum.

Waarom rapporteren?

U bent nu klaar met uw RI&E. U kunt rapporteren aan de arbodienst of gecertificeerd arbodeskundige (dat is wettelijk verplicht*). En u kunt exemplaren afdrukken voor uzelf en uw medewerkers. Voor het zover is, moet u nog enkele gegevens over uw bedrijf en uw arbodienst / arbodeskundige toevoegen. Deze gegevens verschijnen in het uiteindelijke rapport.
* Meer informatie over de toetsing van de RI&E vindt u op www.rie.nl

Welke gegevens kunt u invullen?

  • Gegevens over uw bedrijf: naam, adres enzovoort.
  • Gegevens over uw medewerkers: aantal, verzuimpercentage enzovoort.
  • Gegevens over uw arbodienst: naam enzovoort.

Hoe verzuimpercentage te berekenen?
Als u de ziekmeldingen in uw bedrijf door uw arbodienst laat bijhouden, kunt u daar de verzuimcijfers opvragen. Anders moet u ze zelf administreren. En zelf berekenen. Dat gaat zo.

aantal ziekte dagen
--------------------------------------- X 100 = het verzuimpercentage totaal
aantal mogelijke werkdagen

Voorbeeld
Eén medewerker heeft zich in 1 maand 2 dagen ziek gemeld. U werkt altijd met 3 mensen in de zaak. Wat is dan het verzuimpercentage in die maand?
2 (het totaal van de verzuimde dagen (ook niet-werkdagen)) gedeeld door
93 (aantal beschikbare dagen van 3 mensen in 1 maand (ook niet-werkdagen)) X 100 = 2,2% (het verzuimpercentage). In de RIE vult u alleen het getal in; maximaal 2 cijfers voor en maximaal 2 cijfers na de komma zonder %-teken erachter.

8.2 Rapporteren - Uw RI&E en Plan van aanpak afdrukken
Waarom afdrukken?
Zorg dat u altijd een geprinte versie van uw RI&E beschikbaar heeft. Dat is handig als de Inspectie SZW langskomt. Want die vraagt ernaar.

Afdrukken en/of opslaan?

  • Controleer of u alle vragen heeft beantwoord (via 'Status' rechtsboven) en of u bij alle knelpunten een maatregel heeft ingevuld (in de stap 'Plan van aanpak').
  • Klik op 'Afdrukken'. Het plan van aanpak wordt geprint.
  • U kunt ook het plan van aanpak opslaan en daarna printen: kies voor 'Download'. Het plan van aanpak wordt geopend in uw tekstverwerker (standaard in Word).
  • Verder kunt u het behandelen als elk ander document. Kies voor 'Opslaan als …' en kies een locatie waar u het rapport wilt opslaan. Dat is standaard in de map Mijn Documenten (My documents) op uw computer.
  • Kies een bestandsnaam. En klik op 'Opslaan' (Save).
  • U kunt daarna het plan van aanpak eventueel printen.
  • Een volledige lijst met alle vragen (en antwoorden) van de RI&E staat op de eerste pagina van het tabblad Inventarisatie. Ook deze kunt u printen en/of opslaan.

Let op: sommige browsers geven wel de titel.doc bij de naam, maar laten het bestandsformaat op internetpagina staan (.html). U kunt de pagina dan niet wijzigen; zorg ervoor het bestandsformaat overeenkomt met uw tekstverwerker, bijvoorbeeld als Microsoft Word document.

Hoe het Plan van aanpak aanpassen?
Als u het rapport heeft opgeslagen, kunt u het aanpassen met uw tekstverwerker (bijvoorbeeld Microsoft Word of Windows Wordpad).
Let op. Deze wijzigingen worden niet automatisch overgenomen in het programma waarmee u de RI&E heeft ingevuld.

8.3 Rapporteren - Opsturen naar de Arbodienst of gecertificeerd arbodeskundige

Waarom opsturen?
U bent nu echt bij de laatste stap: u kunt het rapport opsturen naar uw arbodienst (bij de vangnetregeling) of gecertificeerd arbodeskundige (bij de maatwerkregeling) om te laten toetsen. Dat is verplicht op basis van de Arbowetgeving. Laat u uw RI&E niet toetsen dan riskeert u een boete. Toetsen van de RI&E kan op twee manieren: met een gewone toets of met een lichte toets. Soms is een toets niet nodig. Meer informatie over de toetsing van de RI&E vindt u op www.rie.nl

Hoe werkt de gewone toets?

  • U stuurt de RI&E naar uw arbodienst / arbodeskundige.
  • De arbodienst / arbodeskundige maakt een afspraak met u en komt op uw bedrijf langs. De arbodienst/ arbodeskundige loopt uw RI&E dan nog eens door en beoordeelt terplekke of u de RI&E goed heeft ingevuld.
  • Deze gewone toets is verplicht als u niet in aanmerking komt voor een lichte toets of geen toets.

Hoe werkt de lichte toets?

  • U stuurt de RI&E naar uw arbodienst / arbodeskundige.
  • De arbodienst / arbodeskundige loopt uw RI&E dan nog eens door. Hij komt daarvoor niet bij u langs.
  • De voorwaarden voor de lichte toets zijn: u heeft minder dan 25 werknemers in dienst, en u heeft uw RI&E met dit programma gemaakt, dat door uw branche is goedgekeurd.

Wanneer geen toets?
U hoeft geen toets te laten uitvoeren als u zich niet meer dan 40 uur per week laat helpen door één of meer werknemers. Bijvoorbeeld: u heeft twee werknemers die beiden 16 uur per week werken, dus 32 uur in totaal. In dat geval hoeft u de RI&E dus niet naar de arbodienst / arbodeskundige te sturen. Ook als u maximaal 25 werknemers in dienst heeft en een RI&E gebruikt die is opgenomen in de CAO is vrijstelling van toesting soms mogelijk. Meer informatie over de toetsing van de RI&E vindt u op www.rie.nl

Hoe en wat opsturen?
Er zijn twee mogelijkheden om uw RI&E naar uw arbodienst / arbodeskundige te sturen: u print de ingevulde vragenlijst, en u stuurt het met de post. Of: u stuurt de RI&E per e-mail. De arbodienst/arbodeskundige ontvangt ook graag de volledige lijst met vragen (en antwoorden). Deze staat op de eerste pagina in het tabblad Inventarisatie.
Tip. Maakt u na het opslaan van de rapportage nog wijzigingen in uw RI&E (bijvoorbeeld in de Inventarisatie, de Evaluatie, of het Plan van Aanpak)? Maak dan ook een nieuw afdruk voor uw arbodienst / arbodeskundige.

Hoe een rapportage (plan van aanpak) of vragenlijst opsturen?

  1. Controleer of u alle vragen heeft beantwoord (via de Statusknop bij 'Inventarisatie') en of u bij alle knelpunten een maatregel heeft ingevuld (in de stap 'Plan van aanpak').
  2. Ga naar tabblad Rapportage en vul de gevraagde gegevens in.
  3. Klik op "Download".
  4. Kies een locatie waar u het bestand wilt opslaan. Dat is soms standaard in de map Mijn Documenten (My documents) op uw computer. Bij Mozilla Firefox wordt het standaard opgeslagen in 'My documents/download'.
  5. Kies een bestandsnaam. En klik op 'Opslaan'.
  6. Open uw e-mailprogramma.
  7. Maak een nieuw bericht.
  8. Vul in als onderwerp (subject): "RI&E van ... (en dan de naam van uw bedrijf).
  9. Zet in het tekstvak van de e-mail in ieder geval uw naam en telefoonnummer.
  10. Voeg het rapport bij als bijlage (attachment).
  11. Verzend de e-mail met de bijlage naar uw arbodeskundige.

Bestand terugvinden: In de naam van het bestand wordt automatisch de titel meegenomen die u aan de RI&E heeft gegeven, daar kunt u eventueel op zoeken in uw computer. Bijv. 'inventarisatie_Naam.doc' of 'plan_van_aanpak_Naam.doc'.
Tip. Maakt u na het opslaan van de rapportage nog wijzigingen in uw RI&E (bijvoorbeeld in de Inventarisatie, de Evaluatie, of het Plan van Aanpak)? Maak dan ook een nieuw rapport voor uw arbodienst.
Tip. Als u de gegevens over uw arbodienst / arbodeskundige niet bij de hand heeft, als u niet weet of u een arbodienst / arbodeskundige heeft, of als u nog geen arbodienst / arbodeskundige heeft: u kunt op www.rie.nl een overzicht van arbodiensten zien.
Ook uw brancheorganisatie of uw administrateur kan u hierover adviseren.

Tot slot

Wat gebeurt er nu verder?

  • U gaat aan de slag met de uitvoering van uw Plan van Aanpak.
  • Maak regelmatig een RI&E. Zeker als er iets verandert in uw bedrijf. Bijvoorbeeld wanneer u een nieuwe machine aanschaft, verbouwt of verhuist. U hoeft de RI&E niet altijd helemaal opnieuw te doen. Bekijk eens per jaar of de RI&E nog aansluit bij de actuele situatie in het bedrijf en pas eventueel een gedeelte aan.

De volgende keer start u dit programma weer via www.rie.nl

Over dit programma
Waarom een digitale RI&E?
Met dit computerprogramma wil het Steunpunt RI&E-instrumenten het maken van een RI&E vereenvoudigen.

Steunpunt RI&E-instrumenten
Er zijn voor verschillende branches verschillende digitale RI&E's ontwikkeld. Het Steunpunt RI&E-instrumenten heeft deze digitale RI&E's laten ontwikkelen met subsidie van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Voor de inhoud en de actualiteit van de verschillende branche-RI&E's zijn de sociale partners (werkgevers en/of werknemers) verantwoordelijk. Voor de ontwikkeling en bouw van de techniek is samengewerkt met Simplon.

Disclaimer
Het Steunpunt RI&E-instrumenten is niet verantwoordelijk voor de actualiteit, volledigheid en betrouwbaarheid van de verschillende digitale branche-RI&E's. Het Steunpunt RI&E-instrumenten is ook niet verantwoordelijk voor technische onvolkomenheden. Het Steunpunt RI&E-instrumenten wil hierover wel geïnformeerd worden opdat er maatregelen genomen kunnen worden.

Privacy
De gegevens die u invult in de digitale RI&E zijn alleen toegankelijk met uw inlogcode en wachtwoord en zijn niet toegankelijk voor anderen dan u zelf.

Steunpunt RI&E-instrumenten
p/a Postbus 3005
2301 DA  LEIDEN
info@rie.nl
www.rie.nl

privacy statement | Geproduceerd door EU-OSHA | Over